Incasso

Debiteurenbeheer & Incassodienstverlening

Doelstellingen van deze Raadslijn-dienstverlening zijn om het gevorderde snel te incasseren en de kosten op de debiteur te verhalen.

Elke door de opdrachtgever bij De Raadslijn in behandeling gegeven incasso-opdracht wordt door een Raadslijn-jurist begeleid. U kunt er derhalve zeker van zijn dat ook op dit gebied de juridische kennis en ervaring voor de behartiging van uw (financiele) belangen wordt aangewend. Dit houdt overigens in dat de jurist u op grond van de verstrekte en (eventueel) nader verkregen informatie kan adviseren over de haalbaarheid en mogelijkerwijs ook de verhaalbaarheid  van uw vordering.

In de praktijk betekent dit dat als een debiteur niet betaalt of weigert te betalen, bij het uitstippelen van een juridische weg altijd het kostenrisico voor u wordt afgewogen.

Wijziging wet- en regelgeving noopt tot deskundige behandeling

Op het gebied van de “gerechtelijke incasso” is recentelijk een verscherping van de wet- en regelgeving doorgevoerd. De nieuwe deurwaarderswet is van toepassing verklaard, er hebben wijzigingen plaatsgevonden in het Wetboek van Rechtsvordering, de verstrekking van gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie is ernstig bemoeilijkt, het procesrecht is verscherpt waarbij ook het percentage buitengerechtelijke incassokosten (in de algemene voorwaarden overeengekomen) niet meer vanzelfsprekend is.

Door verdere uitvoering van de privacywetgeving is het bij incasso op particulieren niet langer mogelijk informatie over de verblijfplaats van de debiteur bij de gemeente(lijke basisadministratie GBA) op te vragen. Deze informatiebron is derhalve niet meer vrij toegankelijk, maar slechts voorbehouden aan (opsporings)ambtenaren en deurwaarders op grond van een geldige titel (onderzoek, dagvaarding, gerechtelijk vonnis).

In de praktijk levert deze drempel voor de incasso-organisatie het nadeel dat bij retourzending van (aangetekende) correspondentie er onzekerheid kan bestaan over de juiste verblijfplaats van de particuliere debiteur. Eerst bij dagvaarding zal blijken of het laatst bekende adres correct is. Dit kan er toe leiden dat er vertraging optreedt indien uit dan verkregen informatie blijkt dat de debiteur niet op het betreffende adres woont en de dagvaarding in een andere woonplaats dient te worden uitgebracht. Uiteraard leidt dit ook tot extra (dagvaardings)kosten.

Voorheen kon een incasso voor de rechter worden gebracht op grond van de summiere omschrijving dat debiteur ondanks herhaalde minnelijke sommatie het verschuldigde niet heeft betaald. Thans dient elke vordering te worden gespecificeerd en dient te worden aangegeven welke pogingen de eiser en diens incassogemachtigde hebben ondernomen om de vordering in het minnelijke traject alsnog ingevorderd te krijgen.

Het in de praktijk gewoonlijk gehanteerde incassopercentage van 15% wordt niet meer vanzelfsprekend door de rechter toegewezen. Wanneer een vordering een bepaald niveau overschrijdt, dan relateert de rechter de toewijzing van buitengerechtelijke kosten aan de door de incassogemachtigde verrichte werkzaamheden.

Het incassotraject is derhalve complexer en het kostenrisico is voor de opdrachtgever groter geworden. Het hoeft in dit kader geen betoog dat ook gerechtelijke incasso maatwerk dient te zijn.

De juridische verantwoorde opbouw van het dossier

Uit het voorgaande is duidelijk dat zowel voor de inhoud van een mogelijke gerechtelijke incassoprocedure als de toewijzing van een vergoeding van de (buiten)gerechtelijke kosten, het dossier op een juridische verantwoorde wijze dient te worden opgebouwd en waaruit duidelijk is dat de opdrachtgever, ondanks ultieme pogingen, er niet in geslaagd is de vordering van de debiteur betaald te krijgen.

Hoewel elke incasso-opdracht maatwerk is, dient in dit kader te worden uitgegaan van een basis-incassotraject, welke er als volgt uit ziet:

  1. nadat uw factuur is vervallen zendt u aan debiteur een herinnering met daarin het verzoek om binnen een redelijke termijn te betalen; 
  2. heeft de debiteur op deze herinnering niet betaald dan stuurt u een tweede herinnering met daarop de Raadslijn-sticker (welke u als abonnee in principe kosteloos wordt verstrekt) met het verzoek om binnen vijf werkdagen te betalen, bij gebreke waarvan (op grond van uw betalingsvoorwaarden) rente- en incassokosten verschuldigd zijn;
  3. is na verloop van deze tweede herinneringstermijn nog geen betaling ontvangen dan kunt u de fotokopie van die herinnering zonder begeleidend schrijven naar De Raadslijn faxen;
  4. De Raadslijn zendt de debiteur een “laatste herinnering” waarbij de debiteur wordt verzocht de hoofdsom verhoogd met 18 Euro herinneringskosten binnen vijf werkdagen op uw bankrekening te hebben voldaan, bij gebreke waarvan de debiteur een nader gespecificeerd bedrag aan rente- en incassokosten verschuldigd zal zijn;
  5. voldoet de debiteur niet aan deze minnelijke sommatie dan zendt De Raadslijn een officiele ingebrekestelling per aangetekende en per gewone post. Debiteur wordt daarin gesommeerd de hoofdsom verhoogd met rente- en incassokosten binnen vijf werkdagen op de derdenrekening van De Raadslijn te hebben voldaan. Ook is in deze brief aangekondigd dat bij uitblijven van betaling zonder nadere aankondiging tot dagvaarding wordt overgegaan.
  6. Voordat tot dagvaarding wordt overgegaan zal worden getracht debiteur telefonisch te benaderen. 

Wanneer de vordering een andere historie/tijdsverloop heeft op grond waarvan het basis-incassotraject niet mogelijk is, dan wordt direct tot ingebrekestelling overgaan in het geval de vordering ouder is dan zes maanden en/of minimaal 1000 gulden dan wel 450 Euro bedraagt.

Het kostenrisico van de opdrachtgever

Omdat slechts in uitzonderlijke gevallen incasso-opdrachten op basis van no cure no pay worden aangenomen, kan worden gesteld dat in het algemeen het kostenrisico bij de opdrachtgever ligt.

Tot een bepaalde hoogte van de vordering liggen de buitengerechtelijke basiskosten op het zelfde niveau. Feitelijk maakt het dus in het minnelijke traject niet uit of er sprake is van een vordering van 100 Euro of een vordering van 4.000 Euro. Dit betekent uiteraard dat het kostenrisico op een relatief lage vordering zwaarder drukt dan op een hoger bedrag.

In het gerechtelijke vervolgtraject worden de kosten meer gerelateerd aan de hoogte van de vordering. Zo zijn er staffels voor de verschuldigde griffiekosten. De kosten van dagvaarding en procesbegeleiding kennen echter weer niet-gerelateerde tarieven.

Zoals eerder in deze informatie aangegeven acht De Raadslijn het tot haar taak het kostenrisico voor u af te wegen en tracht De Raadslijn in alle gevallen de kosten te verhalen op de debiteur.

De incasso-opdrachten kunnen in drie groepen worden verdeeld:

  1. opdrachten voor vorderingen van een bepaalde leeftijd en/of een hoogte tot 1.000 gulden of 450 Euro
  2. opdrachten voor vorderingen tussen 1.000 en 10.000 gulden of 450 en 5.000* Euro;
  3. opdrachten voor vorderingen boven 5.000* Euro

(* = inclusief wettelijke rente.)

AD 1. Voor wat betreft de hoogte zijn dit in het algemeen vorderingen welke redelijk snel ingevorderd kunnen worden. Echter wanneer de debiteur een reden voor niet-betalen pretendeert of in het geheel niet reageert, wordt deze categorie vorderingen relatief kostbaar. Gezien het kostenrisico wordt sterk afgeraden om een gerechtelijke procedure te starten, ondanks het feit dat door de opdrachtgever nog wel eens de terminologie “principezaak” wordt gebezigd.

AD 2. Dit zijn vorderingen welke bij het kantonrecht aanhangig worden gemaakt. De Raadslijn treedt in dergelijke procedures op als uw incasso-gemachtigde.

AD 3. Vorderingen welke bij de rechtbank worden behandeld via een procureur. De Raadslijn-jurist stelt in bijna alle gevallen de stukken op en begeleidt de procedure.

De tarieven/kosten in schema

 

Voor de debiteurenbewaking en incassodienstverlening gelden de volgende tarieven en kosten:
Onderdeel tarief / kosten
Herinneringsbrief 18 Euro (1)
Incassohonorarium 15% over de hoofdsom (2)
(met een minimum van 90 Euro)
Betalingsregeling  overeengekomen kosten (3)
Proceshonorarium Raadslijn-jurist      90 Euro per uur (4)
Proceshonorarium procureur  op aanvraag (5)
Griffiekosten  tussen 116 en 3.632 Euro (6) 
Dagvaardingskosten  vanaf  70 Euro (7)

Deze tarieven/kosten gelden exclusief BTW en worden jaarlijks op 1 maart aangepast op basis van de jaarlijkse prijsindex.

De Raadslijn brengt deze kosten aan de opdrachtgever in rekening. Wanneer de debiteur – conform de inhoud van de brief - naast de hoofdsom de herinneringskosten aan opdrachtgever voldoet, komen deze kosten aan opdrachtgever toe.

Het incassohonorarium bedraagt 15% van de vordering en worden aan de opdrachtgever berekend. Uiteraard wordt getracht de kosten te verhalen op de debiteur.

Binnen het kader van een tussen debiteur en De Raadslijn overeen te komen betalingsregeling worden de kosten meegenomen.

In het geval dat vooraf duidelijk is dat debiteur niet met de vordering eens is, dan wel in het geval verweer wordt gevoerd tijdens de incasso-procedure, is De Raadslijn gerechtigd tot berekening van het geldende incasso-uurtarief over te gaan. Als minimum honorarium geldt in dergelijke gevallen het buitengerechtelijke incassohonorarium van 15% verhoogd met het door de rechter toegewezen processalaris. Wanneer de opdrachtgever expliciet voor aanvang van de incassoprocedure met De Raadslijn-jurist overeen komt dat alleen het incasso-uurtarief zal worden berekend, dan komen alle verhaalde (buiten)gerechtelijke incassokosten toe aan opdrachtgever.

Het uurtarief van de procureur ligt op een hoger niveau dan die van de Raadslijn-jurist, reden waarom de Raadslijn-jurist in alle gevallen de procureur bij het vervaardigen van de akten begeleidt.

De griffiekosten kunnen sterk uiteen lopen. Voor de procedure bij het kantongerecht is 116 Euro verschuldigd. Voor procedures bij de rechtbank geldt voor vorderingen tussen 4.500 en 11.300 Euro een griffiekostenbijdrage van 230 Euro en voor vorderingen boven 11.300 Euro een percentage van 1,9% van de totale vordering met een maximum van 3.632 Euro.

Een dagvaarding wordt door de Raadslijn-jurist opgesteld en door de deurwaarder uitgebracht. De kosten voor het uitbrengen bedragen vanaf 70 Euro. Zoals aangegeven bestaat de mogelijkheid dat de deurwaarder informatie over de debiteur moet inwinnen. Ook bestaat het risico dat een dagvaarding voor een tweede keer moet worden uitgebracht.

Afwijkingen van het basis-incassotraject

In alle gevallen kan van het basis-incassotraject worden afgeweken en is het mogelijk de incassoprocedure tussentijds te wijzigen of af te sluiten. Het is duidelijk dat dergelijke situaties tot financiele consequenties leidt.

Als voorbeeld voor afwijking van het basis-incassotraject geldt het incasso kort geding; een versnelde procesmogelijkheid welke onder bepaalde voorwaarden mogelijk is.

Volledige informatie maakt een haalbaarheidsonderzoek mogelijk

Wanneer een vordering een bepaalde voorgeschiedenis heeft dan is het raadzaam deze voor aanvang aan de Raadslijn-jurist kenbaar te maken. Het is immers beter om het verweer voor een gerechtelijke procedure te  ondervangen dan bij verrassing tijdens de procedure te moeten constateren.

Een volledige historische informatie stelt de Raadslijn-jurist in de gelegenheid om de opdrachtgever over haalbaarheid van de vordering adviseren en in overleg met de opdrachtgever het (mogelijk afwijkende) incassotraject te bespreken. De Raadslijn-jurist zal op grond van de informatie het dossier op een bepaalde wijze kunnen op- en uitbouwen.

Voor het haalbaarheidsonderzoek geldt het standaard-uurtarief. De kosten van het haalbaarheidsonderzoek wegen niet op tegen het voordeel in een (eventueel) latere gerechtelijke procedure.

Incassovoorwaarden

Voor alle debiteurenbewaking- en incassowerkzaamheden welke De Raadslijn ten behoeve van haar clienten verricht gelden naast de algemene voorwaarden, tevens de incassovoorwaarden.

Kortom

Ook voor deze dienstverlening geldt dat De Raadslijn u directe actie en maatwerk levert. De Raadslijn stemt het incassotraject af op uw administratie, de Raadslijn-jurist maakt daartoe goede afspraken, voert tijdens de uitvoering (indien nodig) terstond overleg en houdt u van relevante ontwikkelingen op de hoogte.